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Ce module permet de créer, valider et diffuser tout type de documentation : multi format (word, excel, powerpoint, vidéo, image, pdf, etc …) / documentation métier : QSE, Opérationnel, RH, Juridique, Informatique / workflow : cycle de validation controlé / diffusion selon plusieurs axes : personne, fonction, service, groupes de diffusion, etc .. / connexion automatique à la suite Microsoft office et Open office / conversion PDF, modèles de documents / etc…
Fonctionnalités du module
Les documents peuvent être classés selon des arborescence à niveau infini, défini librement par l’administrateur.
Les documents peuvent être déployés sélectivement sur les sites APIA de façon à définir des bibliothèques différentes selon les sites. Avec des documents centraux (siège) et des documents sites (locaux).
Le module permet de faire des cycles de validation complexe avec un niveau illimité d’états, pouvant être affectés aux différents acteurs de l’entreprise, par dossier ou documents.
Le module peut accepter tout type de fichiers ou de liens Internet vers une ressource externe.
Les images et documents PDF peuvent être réutilisés dans les états de reporting APIA (rapport complexes, etc..).
Le module peut accueillir des vidéos explicatives utilisables pour faire par exemple du e-learning.
Il est possible de définir des modèles de documents utilisables par les personnes ayant les droits adéquats.
La diffusion des documents peut être contrôlée par dossier ou document, selon les axes :
• personne
• fonction
• service
• groupe de diffusion
Les documents peuvent intégrer des champs de fusion, sous forme de signet, permettant d’afficher lors de la conversion PDF des données intégrées dans le logiciel APIA : auteur, validateur, vérificateur, date, date clef, etc …
Ce plugin permet d’ouvrir automatiquement les documents dans MS office (Word, Excel, etc..), de les modifier et d’enregistrer directement la nouvelle version dans APIA. Ceci est une innovation majeure d’APIA, qui est rare chez les autres éditeurs de gestion de documentation, et qui permet un très grand confort d’utilisation.
